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Classer ses données avant d'utiliser une IA : trois niveaux
Trois niveaux pour classer les données de l'entreprise avant un assistant d'IA : public, interne, sensible. Tableau à remplir et règle en cas de doute.
Mis à jour le
Classer les données, c'est répondre avant la première saisie à une question simple : ce document peut-il sortir de l'entreprise, même partiellement ? Le classement se fait une fois, avec l'équipe, sur une page. Il ne demande pas d'outil ni de juriste pour démarrer.
Le principe est celui de la CNIL. Dans un service grand public, il ne faut pas partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles. Une donnée personnelle est toute information qui permet, directement ou indirectement, de reconnaître une personne : un nom, une adresse mail, un numéro de dossier, une photo, un avis rattaché à quelqu'un.
Les trois niveaux
Public. Ce qui est déjà publié par l'entreprise : texte du site, fiche produit publiée, article de blog. La saisie reste possible, à condition de relire la sortie, car un assistant peut produire une réponse inexacte qui paraît plausible.
Interne. Ce qui n'est pas publié et ne contient aucune donnée sur une personne : modèle de devis vierge, trame de réunion, procédure de travail, grille de prix sans nom de client. La saisie se fait seulement dans un outil que le dirigeant a validé.
Sensible. Tout ce qui contient une donnée personnelle, une donnée sensible au sens de la CNIL, ou une information couverte par une obligation de confidentialité. Exemples : le nom d'un client avec son chantier, un dossier salarié, un arrêt de travail, un contrat signé avec une clause de confidentialité. Ce niveau ne va pas dans un outil grand public.
Le tableau à remplir
Remplissez-le avec les personnes qui produisent les documents. Une ligne par type de document, pas par fichier.
| Type de document | Exemple | Donnée sur une personne ? | Niveau | Outil autorisé | Décision et date |
|---|---|---|---|---|---|
| Site, fiches publiques | Texte d'une page du site | Non | Public | Outil validé | |
| Modèles vierges | Trame de devis sans nom | Non | Interne | Outil validé | |
| Devis et factures | Devis d'un client nommé | Oui | Sensible | Aucun outil grand public | |
| Dossiers salariés | Entretien, arrêt de travail | Oui | Sensible | Aucun | |
| Comptes rendus | Notes d'une réunion d'équipe | Parfois | Interne ou sensible | Selon le contenu | |
| Contrats clients | Contrat avec clause de confidentialité | Parfois | Sensible | Aucun sans accord écrit |
La méthode en quatre étapes
- Lister les documents que l'équipe produit chaque semaine, sans chercher l'exhaustivité au premier tour.
- Vérifier pour chaque ligne s'il y a une donnée sur une personne. Si oui, la ligne va au niveau sensible sans discussion.
- Associer un outil à chaque niveau, ou écrire « aucun ». Un outil validé est celui dont le dirigeant a lu les réglages et le contrat.
- Dater la décision et la revoir au moins une fois par an, ou quand un nouvel outil arrive.
Ce qui reste hors du classement
Le classement dit ce qui peut entrer dans un outil. Il ne dit pas ce que l'outil fait ensuite des données : conservation, entraînement, pays de traitement. Ces points se vérifient dans les réglages, dans le contrat et dans la page sur l'hébergement. Un document classé « interne » peut aussi devenir sensible s'il reçoit un nom de client au fil du travail. C'est pour cela que la relecture avant saisie compte.
Liste de vérification
- Chaque type de document a une ligne dans le tableau.
- Aucune ligne « sensible » n'est associée à un outil grand public.
- Les noms et coordonnées sont retirés des documents internes avant saisie.
- Le tableau est daté et partagé avec l'équipe.
- Un doute donne le niveau supérieur.
Pour les données sensibles, la liste détaillée se trouve dans la page données sensibles. Pour retirer les noms d'un texte sans le rendre pour autant anonyme, lisez la page pseudonymiser ou anonymiser. Le règlement de l'équipe, lui, est traité dans la page salariés.
Questions fréquentes
Faut-il un outil différent pour chaque niveau ?
Non. Il faut surtout savoir quel niveau peut entrer dans quel outil. Un document public peut être saisi dans un outil grand public après relecture ; un document sensible ne doit pas entrer dans un outil grand public.
Qu'est-ce qui rend une donnée sensible au sens de la CNIL ?
Sa nature : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, biométriques, de santé, ou relatives à la vie ou à l'orientation sexuelle. La liste est présentée par la CNIL avec le mot « notamment ».
Que faire d'un document qui mélange les niveaux ?
Il prend le niveau le plus élevé de son contenu. Une trame de devis avec le nom d'un client est au niveau sensible ; sans le nom, elle peut rester au niveau interne.
Sources
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